Presupuesto vs factura: la diferencia y cuándo mandar cada uno
Los contratistas usan las palabras a la ligera y el cliente se confunde, casi siempre en el momento en que hay dinero de por medio. En corto: el presupuesto es una promesa sobre el precio antes del trabajo. La factura es un cobro después del trabajo, o de una parte.
El presupuesto
Sale antes de la obra. Enlista el trabajo, el precio de cada parte y el total, y pide una firma. Una vez firmado, es tu acuerdo sobre alcance y precio. Por sí solo no pide dinero, aunque normalmente dice qué anticipo necesitas para empezar.
Cotización y estimado son casi lo mismo en los oficios. En Estados Unidos mucha gente busca "estimado" en Google porque viene del inglés; en el documento la palabra es presupuesto, y es la que el cliente entiende.
La factura
Sale cuando hay que pagar. Dice qué se hizo, cuánto cuesta, qué ya se pagó y qué se debe ahora, con fecha límite y una forma de pagar. Puedes mandar una sola factura al final de una obra chica, o varias en una grande: el anticipo, un pago de avance, el saldo.
La factura puede ser diferente al presupuesto, y muchas veces debe serlo. Los cambios que el cliente aprobó, los pies cuadrados de más, lo que agregó el martes, todo eso va en la factura. Lo que no va es una sorpresa: cualquier cosa en la factura que no estaba en el presupuesto debió acordarse antes de hacerla.
La forma más fácil de que coincidan es armar la factura a partir del presupuesto firmado, no desde cero. Mismas partidas, mismos números, más lo que cambió.
Cuándo mandar cada uno
- Ve la obra. Manda el presupuesto ese mismo día.
- El cliente firma. Si necesitas anticipo, manda la factura del anticipo ahora, antes de pedir material.
- Trabaja. Si el alcance cambia, escríbelo y que lo aprueben antes de hacerlo.
- Termina. Recorre la obra con el cliente y manda la factura final el mismo día, con el trabajo fresco y el cliente contento.
Qué lleva cada uno
- Los dos: los datos de tu negocio, los del cliente, la dirección de la obra, fecha, partidas y total.
- Presupuesto: hasta cuándo vale el precio, qué no incluye, el anticipo y las condiciones de pago, una línea para firmar.
- Factura: número de factura, qué ya se pagó, el saldo, la fecha límite y cómo pagar. Un enlace para pagar con tarjeta cobra más rápido que "cheque o Zelle".
Preguntas comunes
¿Puedo facturar más de lo que decía el presupuesto?
Solo por trabajo que el cliente aceptó después del presupuesto. Pon cada cambio en su propia partida para que el cliente vea de dónde salió la diferencia. Facturar más que el presupuesto firmado sin un cambio acordado es como empiezan los pleitos.
¿Necesito los dos para una obra chica?
Para una reparación de un día, muchos contratistas mandan un solo documento que hace de los dos: el precio al principio, y marcado como pagado al terminar. Funciona hasta que el alcance cambia. Con una app, dos documentos no cuestan nada extra y el registro queda limpio.
¿Un presupuesto firmado es un contrato?
En la mayoría de los estados, una vez que las dos partes actúan sobre él, sí. Las obras grandes normalmente merecen un contrato escrito aparte con el presupuesto anexo como alcance y precio.